【社会人なら知っておきたい取引先へのメールリテラシー】
今やネット全盛の時代です。
社外の取引先への連絡はファックスや電話よりもメールが主流となっています。
メールであれば瞬時に送ることができる上、送信履歴も残ります。
手軽で使い勝手が良い連絡手段と言えるでしょう。
しかし、ビジネスメールはプライベートで気の置けない友達に送るメールとは違います。
ビジネスメールの書き方、送り方をしっかりと身につけ間違いのないようにすることが必要です。
【標題の付け方がもっとも大切】
メールで意外となおざりにされるのがメールの標題です。
一見して何のメールか分かるよう、また後から送られてきたメールを探すときに
標題を手掛かりに探せるよう適切な標題をつける必要があります。
まず悪い例をいくつか挙げます。
「事務連絡」「こんにちは」「よろしくお願いします」このような標題をつけて
メールを送って来る人がかなりいるのですが、この標題を見ただけでは何を言いたいメールなのかさっぱり分かりません。
下手をするとスパムメールとして自動的に迷惑メールボックスに振り分けられてしまうような標題になっています。
そこで標題は読んだだけで用件が分かるようにすることが大切になります。
適切な例としては「○月○日定例会議の開催について」「製品Ａの見積額の送付について」などを挙げておきます。
メールの本文では結論を先に書く
ビジネスメールでは手紙に書くような時候の挨拶は不要です。
本文は結論から先に書くことがポイントになります。
また、起承転結のような漢詩に用いる文章構成はビジネスメールに用いるのはおかしいです。
順番としては大切なことを最初に持ってきて、細かなことは後から書いていくというようにしましょう。
また、項目を立てておくことを忘れないようにしてください。
【ＴＯ、ＣＣ、ＢＣＣの使い方は適切に行いましょう】
メールの宛先欄には気を配ってください。
メールの長所として同報性がありますが、この同報性が落とし穴にもなってしまいます。
同報とは同じ内容のメールを複数の宛先に同時に送ることができる機能なのですが、ＴＯは正規の送り先です。
例えばＡ社とＢ社が取引先でそれぞれが了解している場合にはＡ，Ｂを送信先としてＴＯで設定しておけば良いでしょう。
ＣＣはカーボンコピーの略で参考送信になります。
例えばＢ社にはＡ社にこのようなメールを送ったことを参考に知っておいて欲しいというとき、
ＴＯの設定はＡ社、ＣＣの設定はＢ社とします。
この場合Ａ社からはＢ社にも同じ内容のメールを送ったことが分かります。
最後にＢＣＣはブラインドカーボンコピーの略です。
先の例でＢＣＣの設定をＢ社とすれば、
Ｂ社には参考送信のメールは届きますがＡ社にはＢ社に参考でメールを送っていることは分からないようになっています。
ＴＯ、ＣＣ、ＢＣＣの使い分けは大切なので覚えておきましょう。
【他社のメールアドレスの管理は適切に行おう】
把握している他社のメールアドレスは適切に管理を行いましょう。
先の例でＴＯやＣＣの設定ではＡ社、Ｂ社ともに互いのメールアドレスを知ることが可能になります。
両社とも了解していれば良いのですが、そうではない場合にメールアドレスの漏えいなどとクレームに発展する可能性も否定できません。
自社が把握した他社のメールアドレスをうっかりと外部に流出させないよう気を配ることが大切です。
【メールを過信することなく電話での確認をとろう】
メールを出せば必ず届くと過信してはいけません。
電話をかけることができるならば一本電話をして届いたかどうかの確認をとりましょう。
メールだけだと無機質になりやすい関係も声を聞き、話をすると円滑になるものです。
メールを簡潔に書いた分、電話でのフォローが重要になります。
